Email CC Routing: automatyczne kierowanie rozmów do właściwego działu

Email CC Routing to potężna funkcja, która automatycznie analizuje treść rozmowy i wysyła podsumowania do odpowiednich działów (Support, Sales, Billing) na podstawie słów kluczowych wykrytych przez AI. Eliminuje ręczne przekierowania i sprawia, że żadne zapytanie nie „zginie” po drodze.

1. Czym jest Email CC Routing?

Email CC Routing analizuje każdą rozmowę, identyfikuje tematy na podstawie słów kluczowych i automatycznie wysyła podsumowania do właściwych działów.

Jak to działa:
1. Klient dzwoni i rozmawia z agentem AI
2. AI analizuje treść rozmowy w czasie rzeczywistym
3. AI wykrywa słowa kluczowe (np. "problem" = Support, "price" = Sales)
4. Po zakończeniu rozmowy AI wysyła mail z podsumowaniem do odpowiedniego działu / działów
5. Dział otrzymuje: imię i nazwisko dzwoniącego, telefon, email, podsumowanie rozmowy

Przykład: Klient mówi: "I'm interested in your product, but I'm having trouble with my billing."
- "interested" + "product" → słowa kluczowe Sales → email do [email protected]
- "trouble" + "billing" → słowa kluczowe Support + Billing → email do support@ AND billing@

2. Konfiguracja kategorii email

Struktura kategorii:
- Category Name: etykieta działu (np. "Support")
- Email Address: gdzie wysyłać podsumowania
- Keywords: słowa wyzwalające rozdzielone przecinkami

Przykładowa konfiguracja:

Kategoria Support
Email: [email protected]
Keywords: help, issue, problem, bug, error, fix, broken, not working, complaint

Kategoria Sales
Email: [email protected]
Keywords: price, buy, purchase, upgrade, demo, interested, quote, cost

Kategoria Billing
Email: [email protected]
Keywords: payment, bill, invoice, charge, refund, credit card, subscription

3. Kiedy używać Email CC Routing

Idealne dla:
- Firm z 3+ działami
- Dużej liczby połączeń (50+ dziennie) o zróżnicowanej tematyce
- Zespołów, które potrzebują automatycznej triage zapytań
- Chęci wyeliminowania ręcznego przekierowywania połączeń

Nieidealne dla:
- Soloprzedsiębiorców (jedna osoba robi wszystko)
- Recepcji o jednym celu (tylko umawianie wizyt)

Zasada decyzyjna: jeśli różne osoby/zespoły obsługują różne tematy → użyj Email CC Routing

4. Kiedy wymagany jest Rebuild

Po skonfigurowaniu Email CC Routing musisz przebudować (Rebuild) swojego agenta.

Dlaczego Rebuild:
- Dodano nową funkcję → agent musi ją aktywować
- Skonfigurowano kategorie → agent musi przetworzyć reguły routowania
- Ustawiono słowa kluczowe → agent musi nauczyć się wzorców wykrywania

Jak wykonać Rebuild:
1. Zapisz konfigurację Email CC Routing
2. Przejdź do Agent Settings
3. Kliknij zielony przycisk "Rebuild My Agent"
4. Poczekaj 20-30 sekund
5. Agent zaktualizowany o funkcję routowania

Conclusion

Email CC Routing sprawia, że każde połączenie automatycznie trafia do właściwego zespołu. Konfiguracja trwa 8-10 minut. Wliczone w plany Pro ($99/mo) i Business ($299/mo).

Written by UIRIX Team

UIRIX AI Content Team