Email CC Routing: instrada automaticamente le chiamate al reparto giusto

Email CC Routing è una funzionalità potente che analizza automaticamente il contenuto delle chiamate e invia riepiloghi ai reparti pertinenti (Support, Sales, Billing) in base alle keyword rilevate dall’AI, eliminando l’instradamento manuale e garantendo che nessuna richiesta vada persa.

1. Cos’è Email CC Routing?

Email CC Routing analizza ogni conversazione, identifica gli argomenti in base alle keyword e invia automaticamente i riepiloghi ai reparti appropriati.

Come funziona:
1. Il cliente chiama e parla con l’agente AI
2. L’AI analizza il contenuto in tempo reale
3. L’AI rileva keyword (es. "problem" = Support, "price" = Sales)
4. Al termine della chiamata, l’AI invia un’email di riepilogo al/i reparto/i pertinente/i
5. Il reparto riceve: nome del chiamante, telefono, email, riepilogo della conversazione

Esempio: il cliente dice "I'm interested in your product, but I'm having trouble with my billing."
- "interested" + "product" → keyword Sales → email a [email protected]
- "trouble" + "billing" → keyword Support + Billing → email a support@ e billing@

2. Configurare le categorie email

Struttura delle categorie:
- Nome categoria: etichetta del reparto (es. "Support")
- Indirizzo email: dove inviare i riepiloghi
- Keywords: parole trigger separate da virgola

Esempio di configurazione:

Categoria Support
Email: [email protected]
Keywords: help, issue, problem, bug, error, fix, broken, not working, complaint

Categoria Sales
Email: [email protected]
Keywords: price, buy, purchase, upgrade, demo, interested, quote, cost

Categoria Billing
Email: [email protected]
Keywords: payment, bill, invoice, charge, refund, credit card, subscription

3. Quando usare Email CC Routing

Ideale per:
- Aziende con 3+ reparti
- Alto volume di chiamate (50+ chiamate/giorno) con argomenti vari
- Team che necessitano di triage automatico delle richieste
- Eliminare l’inoltro manuale delle chiamate

Non ideale per:
- Imprenditori individuali (una sola persona gestisce tutto)
- Reception con unico scopo (solo appuntamenti)

Regola decisionale: se persone/team diversi gestiscono argomenti diversi → usa Email CC Routing

4. Quando è necessario il rebuild

Dopo aver configurato Email CC Routing, devi ricostruire (rebuild) l’agente.

Perché serve il rebuild:
- Nuova funzionalità aggiunta → l’agente deve attivarla
- Categorie configurate → l’agente deve elaborare le regole di routing
- Keywords impostate → l’agente deve apprendere i pattern di rilevamento

Come fare il rebuild:
1. Salva la configurazione di Email CC Routing
2. Vai su Agent Settings
3. Clicca il pulsante verde "Rebuild My Agent"
4. Attendi 20-30 secondi
5. Agente aggiornato con la capacità di routing

Conclusion

Email CC Routing assicura che ogni chiamata arrivi automaticamente al team giusto. La configurazione richiede 8-10 minuti. Inclusa nei piani Pro (99 $/mese) e Business (299 $/mese).

Written by UIRIX Team

UIRIX AI Content Team