Email CC Routing : routez automatiquement les appels vers le bon service

Email CC Routing est une capacité puissante qui analyse automatiquement le contenu des appels et envoie des résumés aux services concernés (Support, Sales, Billing) selon les mots-clés détectés par l’IA, supprimant le routage manuel et garantissant qu’aucune demande ne passe entre les mailles du filet.

1. Qu’est-ce que Email CC Routing ?

Email CC Routing analyse chaque conversation, identifie les sujets via des mots-clés et envoie automatiquement des résumés aux services appropriés.

Fonctionnement :
1. Le client appelle et parle avec l’agent IA
2. L’IA analyse le contenu de la conversation en temps réel
3. L’IA détecte des mots-clés (ex. "problem" = Support, "price" = Sales)
4. À la fin de l’appel, l’IA envoie un e-mail de résumé au(x) service(s) concerné(s)
5. Le service reçoit : nom de l’appelant, téléphone, e-mail, résumé de la conversation

Exemple : le client dit "I'm interested in your product, but I'm having trouble with my billing."
- "interested" + "product" → mots-clés Sales → e-mail à [email protected]
- "trouble" + "billing" → mots-clés Support + Billing → e-mail à support@ AND billing@

2. Configurer les catégories d’e-mail

Structure d’une catégorie :
- Category Name : libellé du service (ex. "Support")
- Email Address : adresse de réception des résumés
- Keywords : mots déclencheurs séparés par des virgules

Exemple de configuration :

Catégorie Support
Email : [email protected]
Keywords : help, issue, problem, bug, error, fix, broken, not working, complaint

Catégorie Sales
Email : [email protected]
Keywords : price, buy, purchase, upgrade, demo, interested, quote, cost

Catégorie Billing
Email : [email protected]
Keywords : payment, bill, invoice, charge, refund, credit card, subscription

3. Quand utiliser Email CC Routing

Idéal pour :
- Les entreprises avec 3+ services
- Un volume d’appels élevé (50+ appels/jour) aux sujets variés
- Les équipes qui ont besoin d’un tri automatique des demandes
- Celles qui veulent éliminer le transfert manuel d’appels

Moins adapté pour :
- Les entrepreneurs solo (une seule personne gère tout)
- Un accueil mono-usage (rendez-vous uniquement)

Règle de décision : si des personnes/équipes différentes gèrent des sujets différents → utilisez Email CC Routing

4. Quand un rebuild est nécessaire

Après avoir configuré Email CC Routing, vous devez rebuild votre agent.

Pourquoi rebuild :
- Nouvelle capacité ajoutée → l’agent doit l’activer
- Catégories configurées → l’agent doit traiter les règles de routage
- Mots-clés définis → l’agent doit apprendre les schémas de détection

Comment rebuild :
1. Enregistrez la configuration Email CC Routing
2. Allez dans Agent Settings
3. Cliquez sur le bouton vert "Rebuild My Agent"
4. Attendez 20-30 secondes
5. Agent mis à jour avec la capacité de routage

Conclusion

Email CC Routing garantit que chaque appel arrive automatiquement à la bonne équipe. La configuration prend 8-10 minutes. Inclus dans les forfaits Pro (99 $/mois) et Business (299 $/mois).

Written by UIRIX Team

UIRIX AI Content Team