Email CC Routing: Anrufe automatisch an die richtige Abteilung weiterleiten

Email CC Routing ist eine leistungsstarke Funktion, die Anrufinhalte automatisch analysiert und Zusammenfassungen an die relevanten Abteilungen (Support, Sales, Billing) auf Basis von KI-erkannten Keywords sendet. So entfällt manuelles Weiterleiten und keine Anfrage geht verloren.

1. Was ist Email CC Routing?

Email CC Routing analysiert jedes Gespräch, erkennt Themen anhand von Keywords und sendet Zusammenfassungen automatisch an die passenden Abteilungen.

So funktioniert es:
1. Kunde ruft an und spricht mit dem KI-Agenten
2. KI analysiert den Gesprächsinhalt in Echtzeit
3. KI erkennt Keywords (z. B. "problem" = Support, "price" = Sales)
4. Nach dem Gespräch sendet die KI eine Zusammenfassung per E-Mail an die relevanten Abteilungen
5. Abteilung erhält: Name des Anrufers, Telefon, E-Mail, Gesprächszusammenfassung

Beispiel: Kunde sagt "I'm interested in your product, but I'm having trouble with my billing."
- "interested" + "product" → Sales-Keywords → E-Mail an [email protected]
- "trouble" + "billing" → Support + Billing-Keywords → E-Mail an support@ UND billing@

2. E-Mail-Kategorien einrichten

Kategorie-Struktur:
- Category Name: Abteilungslabel (z. B. "Support")
- Email Address: Wohin die Zusammenfassungen gesendet werden
- Keywords: Kommagetrennte Trigger-Wörter

Beispiel-Setup:

Support Category
Email: [email protected]
Keywords: help, issue, problem, bug, error, fix, broken, not working, complaint

Sales Category
Email: [email protected]
Keywords: price, buy, purchase, upgrade, demo, interested, quote, cost

Billing Category
Email: [email protected]
Keywords: payment, bill, invoice, charge, refund, credit card, subscription

3. Wann du Email CC Routing nutzen solltest

Ideal für:
- Unternehmen mit 3+ Abteilungen
- Hohes Anrufvolumen (50+ Anrufe/Tag) mit unterschiedlichen Themen
- Teams benötigen automatische Triage von Anfragen
- Du willst manuelles Weiterleiten eliminieren

Weniger geeignet für:
- Solo-Selbstständige (eine Person macht alles)
- Einzweck-Empfang (nur Termine)

Entscheidungsregel: Wenn unterschiedliche Personen/Teams unterschiedliche Themen bearbeiten → Email CC Routing nutzen

4. Wann ein Rebuild erforderlich ist

Nach der Konfiguration von Email CC Routing musst du deinen Agenten rebuilden.

Warum Rebuild:
- Neue Fähigkeit hinzugefügt → Agent muss sie aktivieren
- Kategorien konfiguriert → Agent muss Routing-Regeln verarbeiten
- Keywords gesetzt → Agent muss Erkennungsmuster lernen

So machst du den Rebuild:
1. Email CC Routing-Konfiguration speichern
2. Zu Agent Settings gehen
3. Grünen Button "Rebuild My Agent" klicken
4. 20–30 Sekunden warten
5. Agent ist mit Routing-Fähigkeit aktualisiert

Conclusion

Email CC Routing sorgt dafür, dass jeder Anruf automatisch beim richtigen Team landet. Einrichtung dauert 8–10 Minuten. Enthalten in Pro (99 $/Monat) und Business (299 $/Monat).

Written by UIRIX Team

UIRIX AI Content Team